Niks is menselijker dan uitstellen. Het verlengen van het paspoort kan nog wel een weekje later en het terugbrengen van dat geleende boek heeft eigenlijk ook niet zo'n haast. In zakelijke omgevingen zien we hetzelfde gebeuren als het gaat om het aflopen van contracten. Voor je het weet is de looptijd van een contract voorbij en sta je voor de keus om te verlengen of niet. Als het gaat om een uitbestedingscontract voor IT dan hangt van deze beslissing wel het één en ander af. Veelal is een continue dienstverlening noodzakelijk, dus je wilt wel zeker weten dat de basis voor de dienstverlening – het contract – in orde is. Toch beginnen veel organisaties te laat met de voorbereidingen om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen voor de heraanbesteding.

Voor het nemen van die beslissing moeten een aantal vragen worden beantwoord. Hoe tevreden ben je over de huidige leverancier? Past onze huidige sourcingstrategie nog bij de oorspronkelijke reden om het contract aan te gaan en past de leverancier nog bij de toekomstige ontwikkelingen die we voor ons zien? Allemaal vragen waarvoor tijd nodig is om ze te kunnen beantwoorden. Intern, maar zeker ook in samenspraak met de service provider. Wat gaat er wel en niet goed? Een contractafloop is een uitstekend moment om de relatie nog eens goed te evalueren.

De opties voor de uiteindelijke beslissing zijn helder: verlengen, gedeeltelijk verlengen of verlaten. De gevolgen van het besluit zijn vaak minder makkelijk te benoemen. Want wat komt er eigenlijk kijken bij een exit? Zijn bij het aangaan van het contract de juiste afspraken gemaakt mocht het komen tot een eventueel afscheid? Ook het kostenelement speelt een belangrijke rol in de overweging om al dan niet te kiezen voor een andere leverancier.

Het mag duidelijk zijn dat organisaties beter niet over één nacht ijs kunnen gaan als het contract afloopt. Voor grootschalige contracten is een reletstrategie nodig die de route uitstippelt tot het moment dat het besluit valt om al dan niet te verlengen. Deze strategie bepaalt de benodigde tussenresultaten om een besluit te kunnen nemen en de aanpak om te komen tot die tussenresultaten.

In juni publiceren EquaTerra en Giarte een research note die ingaat op de aspecten die van belang zijn om de reletstrategie vorm te geven. Deelnemers aan het Outsourcing Performance Onderzoek ontvangen de research note vanzelf.