Uit het jaarlijkse trendonderzoek van DigitalBoardroom blijkt dat menig IT-organisatie met een dubbele opdracht te maken heeft. De kosten van IT moeten naar beneden zonder dat de innovatie binnen de business in gevaar komt. Is dit een tegenstrijdigheid of juist het perfecte uitgangspunt om strategische keuzes te maken?

Meer met minder
Als alleen gekeken wordt naar de omvang van het totale IT-budget dan lijkt de situatie mee te vallen. Slechts drie op de tien respondenten denken dat het budget zal krimpen ten opzichte van het vorige jaar. Tegelijkertijd wordt aangegeven dat IT wel wordt afgerekend op het reduceren van de IT-kosten (44 procent) en de bedrijfskosten (36 procent). Een bijdrage leveren aan bedrijfsinnovatie staat net zo hoog op de prioriteitenlijst als het verlagen van de IT-kosten. Er ontstaat daarmee van twee kanten druk: vanuit de kostenkant en vanuit de vernieuwingskant. Door deze spanning kunnen mooie dingen ontstaan. Er moet immers slim worden omgegaan met de beschikbare middelen en dat vraagt om het maken van heldere keuzes. Deelnemers aan het onderzoek ervaren de ontstane situatie dan ook niet alleen als negatief: "We worden gedwongen nu echt keuzes te maken, van alles een beetje gaat niet meer." En "Het positieve is dat er opnieuw kritischer gekeken wordt naar de uitgavenkant. Projecten zullen een betere, meer duidelijke ROI moeten tonen alvorens ze worden goedgekeurd."

Weg met de kaasschaaf
Eigenlijk is de boodschap simpel: de bijdrage van IT is te waardevol om er ongedisciplineerd mee om te gaan. Het gebruik van de bekende kaasschaaf over alle projecten heen heeft geen zin. Er moet beter en slimmer worden gekozen wat wel prioriteit heeft en wat niet. Een expliciet doel daarbij is om de vaste kosten van IT zo laag mogelijk te krijgen. Door centralisatie, virtualisatie en consolidatie wordt wildgroei tegengegaan en kan flink worden bespaard op de beheerkosten. Een derde van de organisaties kijkt ook naar uitbesteding om de kosten te verlagen. Door deze acties moet ruimte ontstaan om meer te kunnen investeren in projecten die direct zijn verbonden met doelen binnen de business. Om de projectkosten beheersbaar te houden vindt er strengere selectie aan de poort plaats, eindelijk een reden om het demandmanagement goed in te richten. Ook worden projecten nauwkeuriger in de tijd gevolgd waardoor het proces achter de dure projectmanagement- en portfoliosoftware nu ook daadwerkelijk wordt ingevuld.

Organisaties geven ook aan dat de kwaliteit omhoog moet in de operationele processen. De achterliggende gedachte is dat het ontbreken van kwaliteit duurder is dan de investering om processen naar een hoger niveau te tillen. Als bijvoorbeeld het testproces binnen een organisatie leidt tot substantiële en frequente storingen dan kan de financiële schade hoger liggen dan de kosten om testen goed in te richten. Ook hier geldt dat telkens een afweging moet worden gemaakt. Alle processen naar het hoogste kwaliteitsniveau tillen is duur en waarschijnlijk onnodig.

Pas op met de prijs
Als kosten weer belangrijk zijn is het verleidelijk om vereiste besparingen direct af te wentelen op je leveranciers 'omdat het nu even niet anders kan'. De reactie van de leverancier als het weer beter gaat laat zich gemakkelijk raden. In de inkoopwereld van IT hebben we dit spelletje in de detachering al een paar keer meegemaakt. Nu veel organisaties afstand doen van dit model en gaan uitbesteden moeten we ervoor waken dat niet opnieuw de prijs wordt verheven tot ultieme inzet in het spel tussen klant en leverancier.

Van goede service providers mag worden verwacht dat zij alle mogelijke oplossingen inzetten om de kosten zoveel mogelijk naar beneden te brengen. Zeker als het even minder gaat. Maar er is een verschil tussen eenzijdig prijzen verlagen en gezamenlijk die plekken opzoeken waar het snijden in de kosten het minste pijn doet. Organisaties hebben in de afgelopen jaren geprobeerd om na de inkoop van 'standaardtechnologie' alles zoveel mogelijk aan te laten passen aan de eigen, specifieke wensen. Vervolgens zijn ze verbaasd dat de leverancier hogere onderhoudskosten in rekening moet brengen. Bij de (her)implementatie van ERP is het veelal gelukt om intern bedrijfsprocessen te harmoniseren. Het is nu tijd om de IT-processen over organisatiegrenzen heen op elkaar af te stemmen, zodat een service provider ook daadwerkelijk de ruimte krijgt om efficiencyvoordelen te realiseren. Samen met de service provider moet worden bepaald welke infrastructuur en applicaties standaard zijn zodat deze tegen lagere prijzen ingekocht kunnen worden. De overige onderdelen zijn zo strategisch of bedrijfsspecifiek dat het niet verantwoord is om deze als commodity te behandelen. Het is beter om te begrijpen waar kosten worden veroorzaakt (bijvoorbeeld door imperfecte veranderingen, gebrekkige koppelingen of lange doorlooptijden) en hier gericht actie op te ondernemen dan alleen met leveranciers te onderhandelen bij de inkoop. Leg voor de business een duidelijke relatie tussen wat zij ‘bestellen’ en wat zij uiteindelijk betalen.

Specificaties en standaarden
De bouwwereld en de IT-wereld hebben enkele fascinerende overeenkomsten. In beide branches draait het om het realiseren van gedetailleerde specificaties en zijn zaken als verschuivende deadlines en budgetoverschrijdingen aan de orde van de dag. Nog steeds is het een impliciete aanname dat van te voren alles uitgedacht en ontworpen kan worden. Je maakt een heldere lijst van specificaties op basis van de gestelde functie-eisen en hier baseer je een goede, eenmalige businesscase op. De praktijk bewijst al jaren dat dit een nobel streven is, maar ook leidt tot valse verwachtingen. Het is nu eenmaal de realiteit dat omstandigheden veranderen en bepaalde aannames niet blijken te kloppen. Het vaststellen van een wijziging in de situatie wordt vaak als 'verlies' ervaren en mondt uit in stevige ruzies tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De nadruk heeft in de afgelopen jaren dan ook teveel gelegen bij het opstellen van de specificaties en het kiezen van standaarden. Veel belangrijker is om afspraken te maken over het proces en over afwijkingen. Hoe ga je om met een veranderende omgeving? Op welke vlakken mag absoluut niet van de standaard worden afgeweken en wanneer is dit minder belangrijk? Afspraken over het proces moeten ervoor zorgen dat 'slecht' nieuws zo snel mogelijk wordt omgezet in een nieuwe aanpak en nieuwe businesscase. Ook hier zien we het belang terug om niet teveel te focussen op de prijs, maar aandacht te besteden aan de opbouw van daadwerkelijke kosten. Bij een (te) lage vaste prijs en veranderende omstandigheden zal al snel een discussie ontstaan over meerwerk. Als meningsverschillen alleen draaien om vaste specificaties en een vaste prijs dan is het lastig om een bevredigende oplossing te vinden voor alle partijen.

Het nieuwe spel
Ruimte maken om te blijven innoveren kan alleen door gedisciplineerd te kiezen. Niet alles kan. Kostenbesparingen realiseren door alleen te drukken op de prijs van leveranciers kan nooit het volledige antwoord zijn op de vraag hoe de kosten structureel omlaag kunnen. Teveel de nadruk leggen op het realiseren van gedetailleerde specificaties is vragen om problemen. Het gaat om het proces en de manier van werken. En zoals bij elk spel zijn er meerdere manieren om te winnen. Onderweg regelmatig de strategie aanpassen is de enige manier om het uiteindelijke doel te bereiken.